PDF Opties

Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrĳfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrĳfsvoering. Onder bedrĳfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelĳke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën en Control en Personeelszaken. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bĳ de behoefte. Daarom stemt Bedrĳfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrĳven. Die wensen kunnen echter niet onbegrensd zĳn. De grenzen liggen in wat de organisatie aan kan. Elke activiteit in de stad heeft zĳn consequenties voor onze organisatie en daarmee ook voor Bedrĳfsvoering, denk alleen maar aan de gevolgen voor communicatie. Daarover meer hieronder in het stukje Personeel en Organisatie. Bedrĳfsvoering is niet alleen toeleverancier aan de andere domeinen. Bedrĳfsvoering heeft ook eigen taken die rechtstreeks met onze inwoners te maken hebben, Programma 1 Dienstverlening en Programma 8 Veiligheid gaan daarover. Voorbeelden zĳn het verstrekken van paspoorten en rĳbewĳzen bĳ Burgerzaken of het bestrĳden van ondermĳning of organiseren van activiteiten om jeugd op het rechte spoor te houden.

Personeel en organisatie

Door de ontwikkelingen in de stad en de organisatie in combinatie met de aanhoudende uitdagingen op de arbeidsmarkt, zijn de vraagstukken van voorgaande jaren actueel gebleven. We hebben hier op verschillende manieren al op ingespeeld en tegelijkertijd is het van belang dat we hier aandacht voor blijven houden. We blijven werken aan de zichtbaarheid van Purmerend als werkgever. Dit doen we door te laten zien wat het betekent om voor onze gemeente te werken. We vertellen het echte Purmerendse verhaal en daar zetten we verschillende middelen voor in. Bijvoorbeeld door onze collega’s te laten vertellen over hoe ze zich inzetten voor onze inwoners en ondernemers. Ook hebben we een studio gerealiseerd, waar we nu sneller content kunnen creëren en dit kunnen inzetten voor onze arbeidsmarktcommunicatie. De ene keer is dit door middel van een video, de andere keer gaan we aan de slag met bijvoorbeeld een podcast. We bekijken per keer wat er nodig is en zorgen dat we inspelen op de specifieke vakgebieden en/of uitdagingen op de arbeidsmarkt.

Door de samenwerking tussen leidinggevenden, p&o adviseurs en recruiters houden we met elkaar in beeld welke potentie en ontwikkelbehoeftes we bij onze eigen medewerkers zien en horen. We zijn trots op de hoge mate van interne doorstroom. Dit betekent dat onze medewerkers graag bij ons werken en de ruimte voelen om zich te ontwikkelen en intern te solliciteren.

Ook blijven we investeren in de juiste omstandigheden waarin onze medewerkers hun werk doen. Net als bij veel organisaties is het verloop hoog en hebben (jonge) nieuwe medewerkers andere behoeftes dan medewerkers die al langer bij ons werken. Samenwerken, verbinden en kennis delen is hierdoor een extra uitdaging. We horen op dit moment de vraag om een visie van de organisatie, duidelijkheid over wat de Purmerendse manier van werken inhoudt en een hogere mate van volwassenheid binnen de organisatie. Het faciliteren en opleiden van onze leidinggevenden is hier een belangrijk onderdeel in. Hierbij willen we ons onder andere richten op de juiste (functie)waarderingsmogelijkheden, verzuim, managementvaardigheden en (gemeentelijke) werkprocessen. We gaan op deze en andere onderwerpen handvatten bieden, afspraken met elkaar maken en zorgen voor kennisdeling. De groei en de behoefte naar volwassenheid van de organisatie vraagt ook om het op orde brengen en houden van de personeelsadministratie. Waarbij we tegelijkertijd scherp moeten blijven op een juiste balans tussen regels en systemen waar nodig, en maatwerk waar dat kan en helpend is.

Juridische zaken

Met het splitsen van team Juridische en Veiligheidszaken in 2 afzonderlijke teams en het onderbrengen van JVZ/Privacy bij het team Informatievoorziening bestaat het team Juridische Zaken voortaan uit 2 clusters: Bezwaar en Beroep en Juridisch Adviseurs. Het eerste cluster houdt zich bezig met de afhandeling van alle bezwaarschriften die bij de gemeente binnenkomen met uitzondering van WOZ bezwaarschriften en naheffingen parkeeraanslagen. De juridisch adviseurs bieden de organisatie tweedelijns juridische ondersteuning op diverse terreinen, zoals aanbesteding, staatssteun, privaatrecht en publiekrecht.

Financiën en control

Financiële functie

Het is belangrĳk dat de financiële functie aansluit op de wensen en behoeften van bestuur en organisatie. Dit betekent dat we ons moeten afvragen of de systemen nog aansluiten op de gewenste ontwikkelingen, of we efficiënter kunnen rapporteren en of we de financiën van de groeiopgave goed in beeld hebben. Naast de bemensing van de financiële functies krijgt ook de jeugd ondersteuning veel aandacht. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, projectcontrol, grondexploitaties). De afgelopen jaren zĳn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers, die lĳn willen we voortzetten.

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies

We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelĳke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelĳkheden zet deze ontwikkeling zich voort. Sinds 2024 kunnen we gebruik maken van een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem. Het financiële pakket biedt vele mogelijkheden om overzichtelijke rapportages te genereren. De basis staat en er is nog verdere doorontwikkeling in het pakket nodig om aan de wensen te kunnen voldoen.

Inkomende en uitgaande facturen

In ons betaalsysteem zĳn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wĳ hanteren dus een betaaltermĳn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bĳschrĳving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermĳn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termĳnoverschrĳding. Het beleid is erop gericht om ook deze individuele overschrĳdingen terug te dringen.

Fiscaliteit

Het is van belang dat we kunnen laten zien dat onze fiscale beheersing op een voldoende niveau zit. Met onder meer steekproefsgewĳze controles tonen we met een redelĳke mate van zekerheid aan dat de ingediende belastingaangiften juist zĳn. Hiermee voorkomen we verrassingen en geven we uitvoering aan het convenant Horizontaal Toezicht (HT) dat we met de Belastingdienst hebben gesloten. Dit nieuwe DHT is voor minder belastingplichtigen toegankelĳk omdat de criteria voor deelname zĳn verhoogd. Ook komen er veel meer verplichtingen aan de kant van de belastingplichtigen om in DHT te komen en te blĳven. Die verplichtingen zien we met name bĳ de diverse verplichtingen op het gebied van tax control en zelf monitoring die met de Belastingdienst moeten worden gedeeld. We zĳn doorlopend met de Belastingdienst in gesprek om hier adequaat invulling aan te kunnen geven. Eén van de eisen is het opstellen en implementeren van een tax control framework (TCF).

Rechtmatigheidsverantwoording

Het college van B en W legt over de naleving van de geldende wet- en regelgeving bĳ de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording af. Hierin meldt het college geconstateerde afwĳkingen en licht deze toe. De accountant toetst alleen nog de getrouwheid van de jaarcĳfers. Afwĳkingen worden in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen als de verantwoordingsgrens die de raad heeft bepaald voor rechtmatigheid is overschreden. Afwĳkingen die onder de verantwoordingsgrens blĳven worden in de paragraaf Bedrĳfsvoering toegelicht. Daar beschrĳft het college ook wat het doet om vermelde afwĳkingen in de toekomst te voorkomen. Er wordt al gewerkt met een systeem van vastlegging van en rapportage over de rechtmatigheid. Dit systeem maakt de mate van rechtmatig handelen binnen de financiële hoofdstromen en de daarbĳ betrokken directies zichtbaar. En daarmee het rechtmatig handelen van de gemeentelĳke organisatie als geheel. Een belangrĳk motief voor de wetswĳziging was het bevorderen van een dialoog tussen college van B en W en gemeenteraad, waarin het college de gemeenteraad gedurende het jaar actief informeert over geconstateerde onrechtmatigheden of dilemma’s.

WOZ

De WOZ waarde is in 2024 ten opzichte van 2023 met gemiddeld 3 procent gestegen. We hebben in 2024 2400 bezwaren ontvangen (dat is circa 900 minder dan in 2023 maar nog steeds fors meer dan de jaren daarvoor). In 2025 maken we de balans op of het hogere aantal bezwaren leidt tot vaste formatie uitbreiding of een andere oplossing. De verwachting is dat de WOZ waarde met een vergelijkbare verhoging als in 2024 stijgt. In 2024 is het project Beemster gestart. Dit kan leiden tot fluctuaties in WOZ waardes in 2025.

Inkoop, contracten en subsidies (INCS)

Het team is verantwoordelijk voor gemiddeld 150 inkooptrajecten per jaar. Deze variëren van enkelvoudig onderhandse aanbesteding tot Europese aanbestedingen. Het aantal inkooptrajecten is mede afhankelijk van de ontwikkeling van de organisatie en de stad. Gezien de ambitie van de gemeente verwachten we dat het aantal inkooptrajecten/aanbestedingen in 2025 toeneemt. De contracten worden beheerd en gemanaged door contractmanagement en contractbeheer.

Het komend jaar ligt de focus op het terugdringen van de onrechtmatigheid van de inkoop en een grotere bijdrage te leveren aan het behalen van de speerpunten zoals duurzaamheid en lokale MKB. Door een verbeterde spendanalyse uit te voeren zal de onrechtmatigheid verder verlagen. Er wordt gestreefd naar maximaal duurzaam inkopen. Ondanks dat het een vanzelfsprekendheid is, blijft het een complex vraagstuk. Bij ieder inkooptraject wordt onderzocht op welke wijze duurzaamheid van toepassing is. In 2025 wordt de samenwerking met de interne organisatie verder uitgebreid om duurzaamheid beter toe te passen bij inkooptrajecten.

De introductie van Grosslijsten om het lokale MKB beter bij aanbestedingen te betrekken is in gang gezet. Dit moet de band met de lokale ondernemers vanuit de gemeente nog meer versterken. Daarnaast draagt het bij aan een manier van transparant en rechtmatig inkopen.

Naast Contractbeheer en contractmanagement wordt er ook gekeken naar een vorm van leveranciersmanagement. Dit houdt in dat er in 2025 gestart wordt om audits te houden bij leveranciers.

Om de uitdagingen waar een groeiende stad mee te maken heeft aan te gaan, is financiering nodig. Dit kan door het werven van diverse subsidies. Om optimaal gebruik te maken van alle methoden van (co)-financiering, moeten we nu zaaien om later te oogsten. Dat betekent ook in 2025 blijven investeren in een regionaal, Provinciaal, landelijk en Europees netwerk. Dit draagt bij aan het succesvol werven van subsidies. Dit betekent:

Alle financieringsmogelijkheden in kaart brengen en inzetten op ontwikkeling van energiebesparingen systemen.
Aandacht vragen bij nationale en Europese beleidsmakers voor de nieuwe financiering voor klimaat adaptieve maatregelen.
Veiligheid van inwoners en ondernemers is een belangrijke basiswaarde. Daarvoor zijn leefbare gebieden noodzakelijk. Om dat te bereiken is een integrale gebiedsgerichte aanpak nodig. Om interventies te bekostigen zetten we steviger in op samenwerking met het Rijk.

Informatievoorziening, ICT, B&I en Datalab

De samenleving digitaliseert in hoog tempo en digitale dienstverlening wordt steeds meer de norm. Steeds meer diensten en producten van gemeenten worden digitaal aangeboden. Nieuwe wet- en regelgeving, onder andere Wet digitale overheid, dwingt dit ook af. Inwoners verwachten vaker dat ze digitaal zaken kunnen doen, dat dit op een veilige manier kan en dat persoonlijke- en gevoelige gegevens in goede handen zijn. De gemeente bevindt zich momenteel in een hybride wereld waarin zowel traditionele applicaties, die een lokale ICT-infrastructuur vereisen, als vernieuwde applicaties, die uitsluitend als SaaS (cloud) dienst beschikbaar zijn, naast elkaar bestaan. Deze situatie vergroot de complexiteit van de informatievoorziening aanzienlijk.

Onder andere de wettelijke ontwikkelingen zoals de Wet Open Overheid (WOO), de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV), de wet digitale overheid (Wdo) en de Archiefwet brengen ook de vraag naar boven hoe de gemeente haar werkzaamheden organiseert. Hoe gaan we om met de opslag van data, wat is ons beleid op het gebied van archivering en vernietiging, en onder welke voorwaarden kunnen we applicaties, diensten en devices aanschaffen? Alle ontwikkelingen tezamen vragen om een doorontwikkeling van de informatievoorziening.

Informatievoorziening

Team Informatievoorziening is eind 2023 begonnen om te inventariseren op welke onderdelen de organisatie moet inzetten om de huidige informatiehuishouding op niveau te krijgen en houden.

Binnen de huidige inrichting is geconstateerd dat de organisatie een been moet bijtrekken, als het gaat om het bepalen van de koers, het werken onder architectuur en het organiseren van visie en sturing op informatiehuishouding. Kennis, bewustzijn en eigenaarschap zijn hierin cruciaal, voor het team, alsook de gehele organisatie. Informatie wordt immers binnen alle disciplines gecreëerd. De ontwikkeling en groei van team Informatievoorziening loopt hier parallel aan. De huidige inrichting, bezetting en kennis is ontoereikend voor zowel het op niveau krijgen en houden van de basis als het tijdig vertalen van de komende ontwikkelingen (digitalisering en wetgeving) richting de toekomst.

In 2025 ligt de focus op de verdere ontwikkeling, inrichting en groei van het team, de start van het het gestructureerd realiseren van de IV-strategie, het werken onder architectuur en het opstellen van informatieplannen per domein. IV-verzoeken vanuit de domeinen worden integraal getoetst aan mogelijke oplossingen en scenario’s, waarmee tijdig wordt getoetst aan wetgeving, gewenste technieken en andere criteria. Portfoliomanagement wordt verder uitgerold en verankerd in onze werkprocessen. Het opzetten van een wijzigingsproces is essentieel, zodat alle wijzigingen en vernieuwingen getoetst kunnen worden aan de kaders en richtlijnen waarmee we gaan werken. We willen een programma starten om een inhaalslag te maken op het gebied van architectuur, voldoen aan (nieuwe) wetgeving, basis op orde in brede zin, informatiebewustzijn en eigenaarschap.

Privacy

Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het doel van deze wetgeving is om vrij verkeer van persoonsgegevens mogelijk te maken, waarbij de grondrechten en de fundamentele vrijheden van natuurlijke personen worden beschermd. Daarnaast is sinds 2019 de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing op de boa’s in dienst van de gemeente. De gemeente draagt een grote verantwoordelijkheid in de naleving van deze wet- en regelgeving om een betrouwbare en veilige overheid te zijn voor haar inwoners. Het komende jaar blĳft privacy door maatschappelĳke vraagstukken, nieuwe wetgeving en ontwikkeling van nieuwe technologieën een belangrĳk onderwerp. We richten ons op het verder ontwikkelen van beleid op camera’s en drones en advies bij de implementatie van nieuwe wetgeving, zoals de wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden. Ook geven we extra aandacht aan de uitvoering van het plan van aanpak voor de Wpg.

In 2o25 zullen we een risico gestuurde aanpak continueren. Dit houdt in dat we nauw betrokken zijn bij nieuwe projecten en inkoopprocedures. Op deze manier werken we zoveel mogelĳk vanuit Privacy by Design: aan de voorkant meedenken over het privacy-vriendelĳk inrichten van applicaties. Voor risicovolle processen voeren we een data protection impact assessment (DPIA) uit. En we stellen eisen aan de leverancier op het gebied van gegevensverwerking, door middel van (verwerkers)overeenkomsten.

Daarnaast is ons doel ook om de organisatie beter te bestendigen voor de snelgroeiende digitalisering en alles wat daarbij op de organisatie af komt. We zullen daarom tijd investeren in de training van medewerkers, vooral diegene die veel met persoonsgegevens werken. Denk hierbij ook aan het onderhouden van de kennis van onze privacy ambassadeurs, het uitvoeren van e-learnings en andere (soms ludieke) communicatieacties. Zo blĳven we samen scherp op het onderwerp privacy en kunnen we gezamenlijk een veilige en betrouwbare gemeente waarborgen voor onze inwoners.

Informatiebeveiliging

Het Gemeentelĳk Informatiebeveiligingsbeleid (GIBB) toont de kaders en verantwoordelĳkheden waarbinnen de gemeente de informatiebeveiliging inricht en onderhoudt. Daarbĳ geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als leidend normenkader en hier zĳn de ’10 bestuurlĳke principes voor informatiebeveiliging’ aan toegevoegd. De informatiebeveiliging draagt actief bĳ aan de vereisten voor een veilige verwerking van persoonsgegevens (waaronder AVG en Wpg) waarbĳ security by design wordt toegepast. Verantwoording over de stand van de informatiebeveiliging wordt jaarlĳks afgelegd middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

De NIS2 (Network and Information Security) richtlijn en de CER (Critical Entities Resilience) zijn vastgesteld door de Europese Unie (EU), de Europese Commissie en het Europees Parlement en bedoeld om de informatiebeveiliging en weerbaarheid van essentiële diensten in lidstaten van de EU te verbeteren, waardoor ook de Nederlandse gemeenten zich hieraan moeten conformeren. Met de invoering van deze wetgeving is het van cruciaal belang dat de gemeente proactief handelt om te voldoen aan deze nieuwe informatiebeveiligingseisen. De nieuwe wetgeving breidt de vereisten aan informatiebeveiliging en sancties uit, zoals veranderingen en verplichtingen op het gebied van: aansprakelijkheid, opleiding, zorgplicht en meldingsplicht. Deze wetgeving is van toepassing op alle technologie binnen de gemeente, zoals de kantoorapplicaties, maar ook de operationele technologie in het fysieke domein, zoals bruggen, gemalen, camerasystemen. In overeenstemming met het betreffende domein wordt een inventarisatie opgestart op de operationele technologie.

ICT

De inzet van ICT blĳft een cruciale rol houden in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad en dorpen. De maatschappelĳke en ruimtelĳke opgaven in de stad en dorpen en onze organisatie zĳn nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de maatschappĳ, en daarmee ook onze organisatie, steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. De cloud is ondertussen niet meer weg te denken en verschillende applicaties zijn alleen nog maar cloudgebaseerd. Deze overgang brengt naast kansen ook risico’s met zich mee als het gaat over data-eigenaarschap, koppelingen, back-up eisen en beschikbaarheidsnormen. Dit vraagt om een nieuwe visie op het ‘hybride werken’.

De bedrĳfsprocessen leunen sterk op een correcte werking van IT, waarbĳ de focus ligt op goede inrichting van de architectuur en daarnaast meer ontwikkelen op de noodzakelĳke cybersecurity maatregelen. Het blijven ontwikkelen van een systeem waarmee we de ICT-omgeving kunnen monitoren en tĳdig de juiste acties kunnen uitvoeren is hierin een belangrĳke stap, naast het digitaal samenwerken en het optimaal beheren van de diverse applicaties maakt dat de focus van ICT zich breder moet ontwikkelen.

De kosten voor verschillende licenties zijn de laatste jaren aanzienlijk gestegen. Deze stijging wordt veroorzaakt door een combinatie van factoren, waaronder inflatie, toegenomen vraag naar cloud-gebaseerde oplossingen, en de voortdurende ontwikkeling van nieuwe functies en verbeterde beveiligingsmaatregelen. Voor de gemeente betekent dit dat de kosten voor het gebruik en onderhoud van deze essentiële softwareplatforms aanzienlijk hoger zullen uitvallen.

Medewerkers stellen ook steeds hogere eisen aan voorzieningen die het mogelijk maken om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. Dit ligt in lijn met de digitale ontwikkelingen. De inzet van cloudapplicaties en Microsoft 365 als digitaal communicatiemiddel en samenwerkingstool lijken hierin de nieuwe norm te worden.

Verschuivingen in het applicatielandschap, de hybride situatie van traditionele applicaties en nieuwe Saas (cloud) applicaties, vragen nieuwe inrichtingsprincipes en keuzes als het gaat om onze infrastructuur, informatiebeheer en werkplekken.

Gezien de bestaande investeringen in Microsoft365 licenties, is het logisch om de adoptie van Microsoft 365 verder op te pakken. Naast deze uitrol willen we in 2025 de devices op een beheerde manier uitrollen. We moeten noodzakelijke maatregelen treffen die volgen op de wetgeving die op ons af komt. We starten hiermee in 2024 en dit loopt door in de komende jaren.

Beleidsonderzoek & informatiemanagement (B&I) en Datalab

Vanuit het team Beleidsonderzoek & Informatiemanagement (B&I) en het Datalab ondersteunen we data-geïnspireerd werken. Data geeft inzicht en ondersteunt ons bij maatschappelĳke en ruimtelĳke vraagstukken. Team Datalab gaat in 2025 onder andere aan de slag met gethematiseerde kaarten en het bouwen van interactieve dashboards. We gaan onderzoeken wat de ontwikkelingen rond 3D en de Digital Twin voor ons kan betekenen.

In 2025 gaan we ook verder met het onderzoek naar een Datawarehouse. Kan dit ons helpen bij de data vraagstukken binnen onze gemeente? Daarnaast kijken we naar de impact van AI (artificial intelligence) op ons werk. En gaan we verder met het vullen en beheren van het (verplichte) algoritmeregister.

Facilitair

De groei van de stad en de daarmee samenhangende groei van de organisatie zorgt voor uitdagingen in onze huisvesting en zal dat blijven doen. Hiervoor zijn in 2024 voorzieningen getroffen in de vorm van extra belcellen, spreekkamers en vergaderruimtes. In 2025 zal er extra werkruimte moeten worden toegevoegd door een verbouwing van een deel van de derde etage. Het advies over herinrichting van de teams over de beschikbare ruimtes, verbouwing en aanschaf van middelen verwachten wij uiterlijk begin 2025 af te ronden. Dit moet leiden tot een kredietaanvraag. Na goedkeuring daarvan kan de verbouwing en inrichting beginnen.

Naar boven